E-Rechnung-Pflicht: Was Betriebe ab 2027 müssen und wie sie schneller an ihr Geld kommen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist laut § 14 Umsatzsteuergesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Daten sind also maschinenlesbar. Das ist der entscheidende Punkt: Ein einfaches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“, genau wie ein Papierbeleg.

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für den Vorsteuerabzug bleibt eine sonstige Rechnung gültig, solange sie noch ausgestellt werden darf. Das Finanzministerium verweist auf mögliche Einsparungen, wenn sich Belege ohne Medienbruch weiterverarbeiten lassen.

Wer ist von der E-Rechnung ausgenommen?

Die Regeln gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung besteht. Nicht betroffen sind daher Rechnungen an Endverbraucher und viele steuerfreie Umsätze. Selbst wenn eine Rechnungspflicht besteht, muss es laut Bundesfinanzministerium keine E-Rechnung sein bei:

• Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
• Leistungen von Kleinunternehmern
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine oder staatliche Einrichtungen

Wichtig für Handwerker: Auch bestimmte Leistungen an Privatkunden im Zusammenhang mit einem Grundstück brauchen eine Rechnung, aber keine E-Rechnung. Barzahlung befreit dagegen nicht: Laut Finanzministerium gilt die Pflicht auch beim Materialeinkauf im Baumarkt oder beim Geschäftsessen, wenn der Betrag über 250 Euro liegt und keine Übergangsregel genutzt wird. Auch ohne eigene Ausstellungspflicht bleibt die Empfangspflicht bestehen. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer, Wohnungsvermieter und Ärzte. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss er ab diesem Zeitpunkt auch E-Rechnungen ausstellen.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format ist richtig?

Beide erfüllen die umsatzsteuerlichen Vorgaben. Den Rahmen setzt die europäische Norm EN 16931. Das Finanzministerium nennt ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Unternehmen können auch ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle nötigen Angaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

Praktisch ist der Unterschied schnell erklärt. Eine XRechnung ist eine reine Datei, die ohne Hilfsmittel kaum lesbar ist. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt seit der Pflicht der strukturierte Teil. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden, nicht im Geschäft zwischen Unternehmen.

E-Rechnung empfangen und aufbewahren

Zum Empfang reicht laut Finanzministerium ein E-Mail-Postfach. Sie müssen eine E-Rechnung auch nicht automatisch weiterverarbeiten. Zum Lesen gibt es den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de, außerdem zahlreiche Programme.

Aufpassen sollten Sie bei der Aufbewahrung. Unternehmen müssen ein- und ausgehende Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahren, bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil, unversehrt in der ursprünglichen Form. Ein Ausdruck reicht dafür nicht. Legen Sie also die Originaldatei ab, ein Bild davon genügt nicht.

Und was passiert, wenn ein Lieferant fälschlich eine sonstige Rechnung schickt? Dann berechtigt sie dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung lässt derzeit unter bestimmten Voraussetzungen trotzdem einen Vorsteuerabzug zu, etwa wenn nachträglich eine berichtigte E-Rechnung ausgestellt wird. Fordern Sie diese im Zweifel an.

Zahlungsziel: Warum Betriebe so lange auf ihr Geld warten

Laut dem Zahlungsindikator der Wirtschaftsauskunftei Creditreform, der rund vier Millionen Rechnungen auswertet, lag das durchschnittliche Zahlungsziel im ersten Halbjahr 2026 bei 32 Tagen. Das ist der höchste Wert seit 2019. Dazu kamen im Schnitt acht Tage Verzug. Zusammen vergehen also mehr als 40 Tage zwischen Rechnung und Geld auf dem Konto.

Kleine Betriebe trifft das besonders, weil sie meist keine eigene Buchhaltung haben und offene Rechnungen neben dem Tagesgeschäft verfolgen. Hier kann die E-Rechnung tatsächlich helfen, weil sich maschinenlesbare Daten automatisch weiterverarbeiten lassen. Anbieter wie Easybill und Debtist koppeln deshalb Rechnungsstellung und Mahnwesen. Die Zahlen stammen aus einer Mitteilung dieser Anbieter, die ihr Produkt bewerben.

Stellen Sie die Rechnung deshalb direkt nach der Leistung. Bei Arbeiten für andere Unternehmen und bei bestimmten Arbeiten am Grundstück muss sie laut § 14 Umsatzsteuergesetz spätestens innerhalb von sechs Monaten vorliegen, das ist aber nur die äußerste Grenze.

Mahnung schreiben: Was hinein sollte

Eine Mahnung sollte klar die offene Rechnung nennen, also Nummer, Datum und Betrag, und eine neue Zahlungsfrist setzen. Laut IHK zu Essen reicht gesetzlich eine einzige Mahnung für den Verzug, drei Mahnungen sind nur kaufmännische Gewohnheit. Eine einzige, deutlich formulierte Mahnung spart also Zeit. Weisen Sie gegenüber Unternehmen ruhig auf Verzugszinsen und die Pauschale von 40 Euro hin. Der Beleg, wann die Mahnung rausging, gehört in die Akte. Zahlt der Kunde weiter nicht, ist der gerichtliche Mahnbescheid der nächste Schritt, seine Zustellung steht laut § 286 BGB einer Mahnung gleich.