Hosted Services mit Cloud Computing - Mail- und Netzwerküberwachung outsourcen

Hier lohnt sich eine Auslagerung an einen Dienstleister nicht nur bei kleinen und mittleren Unternehmen.

Im Sekretariat laufen die Telefone heiß: Der Außendienst beschwert sich darüber, dass der Webshop nur noch im Schneckentempo reagiert. Angebots-Mails könne man auch keine mehr verschicken, die kämen alle wieder zurück, mit dem Vermerk blacklisted. Dass das natürlich an einem Freitagnachmittag passieren musste, braucht nicht extra erwähnt zu werden.

Einen echten EDV-Administrator hat die Firma nicht, um die wenigen Server hatte sich ein Mitarbeiter so nebenbei gekümmert. Doch der ist mit der Situation hoffnungslos überfordert. Der eilig herbeigerufene Support-Notdienst des Resellers versucht sich mit einer Diagnose. Aber das dauert, schließlich ist er mit diesem Netzwerk nicht vertraut.

Anstatt ins wohlverdiente Wochenende zu gehen, muss sich der Chef dann gegen 21:00 Uhr den Schadensbericht anhören: Der Mail-Server war mit einem Wurm infiziert, der massenhaft Spam verschickte. Dies führte zu eine 90-prozentigen Reduzierung der zur Verfügung stehenden Bandbreite. Daher kamen die enormen Antwortzeiten auf der Web-Seite. Der Wurm war wahrscheinlich über eine infizierte Mail ins Netz gelangt kein Wunder: Der Virenschutz war seit sechs Wochen nicht mehr aktualisiert worden. Die erforderliche Vertragsverlängerung war wohl irgendwie im Tagesgeschäft unter den Tisch gefallen.

Auf dem Tisch liegt nun die Kalkulation über die Kosten des Ausfalls. Dabei ist die Rechnung des Supports für Diagnose und Fehlerbehebung noch der kleinere Posten. Viel schwerer wiegt der Umsatzausfall durch die Nichtverfügbarkeit des Webshops. Aber auch für den Reseller, der den Ad-hoc-Support geleistet hatte, kam diese Aktion mehr als ungelegen. Für den Notfall-Einsatz musste ein Mitarbeiter von einem anderen Projekt abgezogen werden. Das bringt die gesamte Ressourcenplanung für den Folgetag durcheinander. Passiert so etwas bei mehreren Kunden gleichzeitig, wird es knapp bei der Manpower.

GFI MAX RemoteManagement Dashboard: Prüfungen und Ergebnisse im Überblick Grafikdownload

Das Monitoring-Dilemma: sicher oder preiswert

Dieses im Support-Alltag nicht eben selten vorkommende Fallbeispiel zeigt das grundsätzliche Dilemma: Auch wer nicht gerade ein Groß-Rechenzentrum in seinem Unternehmen betreibt, muss die Verfügbarkeit von Hardware, Bandbreiten und Services permanent überwachen. Der Verantwortliche muss seine Augen buchstäblich überall gleichzeitig haben:

Sind alle Drucker verfügbar Wurden alle Backups erfolgreich hergestellt Geht irgendwo der Festplattenspeicher zu Neige Sind die Virendefinitionen noch aktuell

All diese Routineabfragen müssen zuverlässig und in kurzen Abständen durchgeführt werden, damit Probleme rechtzeitig erkannt und vermieden werden.

Doch für solche Routineaufgaben fehlen oft die Ressourcen. Die Anzahl der Support-Mitarbeiter musste vergangenes Jahr aus Kostengründen reduziert werden. Die Mitarbeiter sind ohnehin mit dem Tagesgeschäft mehr als ausgelastet, da bleibt wenig Raum für strategisches oder planerisches Handeln. Gerade bei kleinen Endkunden ohne eigene IT wird die Kontrollverantwortung oft auf weniger qualifizierte Mitarbeiter übertragen: Man verlässt sich auf Monitoring by Sekretariat und hofft, dass alles immer gut funktioniert.

Server Leistungsüberwachungsbericht: Prozessor-Warteschlange und -Auslastung im Tages- und Wochenintervall Grafikdownload

Die Hosting-Lösung: sicher und preiswert

Eine praktikablere Option heißt Outsourcing: Man überlässt die Überwachung einfach einem externen Dienstleister. Denn dieser verfügt über die richtige Software, um die Prüfungen zu automatisieren, und geschulte Mitarbeiter, die Probleme vorhersehen und eingreifen, bevor es zu einer Störung kommt. All diese Ressourcen kann ein Dienstleister natürlich weitaus effizienter einsetzen.

Basis für die Fernüberwachung als Service ist ein zeitgemäßes Monitoring-System wie GFI MAX RemoteManagement. Auf den zu überwachenden Systemen werden vom Dienstleister kompakte Agents installiert. Sie liefern bei Servern alle 5 Minuten und bei Workstations alle 30 Minuten einen Gesundheitscheck an ein vollständig redundantes GFI Rechenzentrum, das in Deutschland angesiedelt ist.

Monitoring, 24 Stunden täglich, sieben Tage die Woche

Die Überwachung läuft rund um die Uhr und an sieben Tagen in der Woche: Netzwerkgeräte wie Firewalls, Switches, Drucker oder Router werden abgefragt, RAID-Systeme auf Funktion und Auslastung gecheckt. Auch Microsoft-Dienste, Bandbreiten und die Web-Site hat der externe Support mit GFI MAX RemoteManagement ständig im Blick und unter Kontrolle. Da wird auch automatisch nachgeschaut, ob das Backup fehlerfrei durchgelaufen ist und ob die Anitvirus Signaturen auf einen aktuellen Stand sind. Das heißt aber nicht, dass man als Kunde jede Kontrollmöglichkeit aus der Hand gibt. Der externe Support kann seinem Kunden zum Beispiel auch ein eigenes Monitoring-Portal mit Lesezugriff einrichten. Doch ist dies in der Regel nicht erforderlich. Denn der Reseller kann auf Wunsch dem Kunden in regelmäßigen Abständen mit entsprechenden Reports belegen, was er an Support geleistet hat und in welchem Zustand das Kundennetzwerk im Reporting-Zeitraum jeweils gewesen ist.

Um das Tagesgeschäft kümmert sich dann der externe Support. Er erkennt sofort, wenn eine Harddisk im RAID-Verbund ausfällt, wenn der Massen- oder der Exchange-Speicher knapp wird, wenn ein Backup nicht funktionierte, wenn die Tinte für den Drucker knapp wird oder der Akku der USV-Anlage getauscht werden muss. Dann wird nach Absprache mit dem Kunden ein Techniker in Marsch gesetzt. Verbrauchsmaterialien wie etwa Toner kann der Reseller pro aktiv zum Kunden liefern. Ein Großteil möglicher Probleme wird so schon behoben, bevor es überhaupt zu einer Störung des Geschäftsbetriebs kommen kann.

Sicherheitsgewinn und prompte Problemlösung

Qualifiziertes Remote-Monitoring schließt auch so manche Sicherheitslücke: Virenscanner werden permanent auf Aktualität überprüft, so dass auch neue Viren und Trojaner erkannt werden. Und sollte doch einmal ein Schadprogramm eingeschleppt worden sein, verrät sich der digitale Übeltäter häufig durch typische Aktivitäten auf Rechnern und Workstations, die dem geschulten externen Support wegen der Übersichtlichkeit der Monitoring-Benutzeroberfläche nicht verborgen bleiben.

Um die ganz gewöhnlichen Alltagsprobleme zu beheben, zum Beispiel verloren gegangene Laufwerksverknüpfungen oder der Drucker, der nicht druckt, braucht der Servicetechniker sein Büro nicht einmal zu verlasen. Über sein Online-Dashboard kann er sich direkt auf den Desktop eines entfernten Rechners einloggen und Einstellungen vornehmen oder Probleme beseitigen. Solche Take-Control-Sessions werden vom System genau protokolliert.

Monitoring aus der Cloud

Bei GFI MAX RemoteManagement handelt es sich um eine klassische Cloud-Computing-Anwendung. Alle Services werden bei GFI gehostet. Außer den Überwachungs-Agents beim Kunden und einem Viewer für das Take-Control-Feature beim Dienstleister ist keine lokale Hard- oder Software erforderlich. Wer als Kunde eine Überwachung mit GFI MAX RemoteManagement will, braucht nicht seinen Support-Partner zu wechseln. Denn die intuitiv anzuwendende Lösung für Remote-Monitoring- und -Management kann jeder Service-Anbieter als Vehikel dazu nutzen, seinen Kunden einen hochwertigen Service anzubieten.

Als Kunde schlägt man mit Remote Monitoring also mehrere Fliegen mit einer Klappe: Die IT wird permanent von hoch qualifizierten Spezialisten überwacht, Probleme werden frühzeitig erkannt und beseitigt. Aber auch für den Reseller sind Hosted Services via Cloud-Computing eine feine Sache: Er braucht keine Hard- und Software anzuschaffen, die intuitive Benutzeroberfläche können seine Mitarbeiter auch ohne aufwändige Schulung einsetzen. Außerdem kann er das System je nach Kundennachfrage beliebig skalieren. Man bezahlt immer nur den Service, den man gerade braucht.

Mail-Filterung: auch ein Fall für Outsourcing

Neben der Überwachung des Netzwerkes erweist sich in den meisten Betrieben auch die Verwaltung und Kontrolle des E-Mail-Verkehrs als echter Ressourcen und Manpower-Fresser. Virenscanner müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden. Viele kleine und mittlere Betriebe haben hier nur eine sehr rudimentäre Lösung. Oft wird auf Spam-Filterung verzichtet, und die Assistenz verbringt viel Zeit damit, die wenigen relevanten Mails aus der Spam Flut herauszupicken.

Außerdem tut man gut daran, dem Mail-Server auf die Finger zu schauen, denn ist die Malware-Abschirmung unzureichend, kann es passieren, dass der Server in ein Bot-Netz gezwungen wird. Dann heißt es schnell die Leitung kappen, bevor man auf diversen Blacklists auftaucht.

Gerade beim Mail-Server stellt sich auch die Frage nach der Hochverfügbarkeit. Fällt er aus, ist das Unternehmen oft für einen halben Tag nicht erreichbar. Viele Geschäftspartner reagieren heute schon verschnupft, wenn dringende Mails auch nur eine Stunde lang unbeantwortet bleiben.

Viele Unternehmen entscheiden sich daher bei der Mail-Filterung ebenfalls für ein Outsourcing-Konzept. Auch hier bietet Cloud-Computing flexible und sichere Möglichkeiten. Ein gehosteter Mail-Service wie GFI MAX MailProtection ist in kurzer Zeit implementiert. Wie beim Cloud Monitoring braucht keinerlei eigene Hard- oder Software angeschafft zu werden.

Eingehende Mitteilungen werden zuerst auf ein von GFI vollständig redundant gehostetes System umgeleitet und dort in Echtzeit überprüft und klassifiziert. Das geschieht mit klassischen Spam-Filtern wie auch mit modernen Analysemethoden wie Authentizitätskontrollen, Fingerprinting, heuristischen Regeln, umfassenden URI-Datenbanken, Echtzeit-Analyse der Nachrichtenquelle oder individuell anpassbaren White- und Blacklists.

Zero-hour-Virenabwehr auf dem Host

Die gehostete Virenabwehr verlässt sich beim Erkennen der digitalen Schädlinge nicht nur auf bekannte Signaturen, sondern nutzt ein Verfahren, das Malware an ihrer typischen explosionsartigen Verbreitung im Internet erkennt. Dazu werden täglich große Mengen an Internet -Traffic analysiert. Spam und Viren machen durch den Massenversand auf sich aufmerksam und werden schon in den ersten Minuten ihres Erscheinens ausgefiltert Stunden bevor normale Signatur-basierende Scanner ihr Update erhalten.

Spam, Viren und andere E-Mail-Bedrohungen werden also bereits in der Cloud gestoppt, bevor sie ins Unternehmensnetzwerk oder auf Firmen-Mail-Server gelangen können. Der Kunde genießt dabei dieselben Vorteile, wie beim Remote-Monitoring: Er braucht sich um nichts zu kümmern, er bezahlt nur die Services an seinen Reseller. Außerdem kann das Schutzsystem schnell und einfach mit dem Unternehmen mitwachsen.

So ganz nebenbei löst gehostete Mail-Filterung von GFI übrigens auch noch das Verfügbarkeitsproblem. Fällt der Mail-Server des Kunden einmal aus, speichert der gehostete Mail-Service einfach in einer Warteschlange alle eintreffenden Nachrichten. Diese können dann unmittelbar auf dem GFI-Server bearbeitet werden. So bleibt die Unterbrechung nach außen unsichtbar. Keine Mail wird einfach mit dem Vermerk unzustellbar zurückgeschickt. Ist der Kunden-Mail-Server wieder erreichbar, werden die zwischengespeicherten Mails dann in einem Rutsch zu diesem zeitnah übertragen.

Hybrid-Lösung: Entlastung bei maximaler Kontrolle

Die E-Mail-Filterung komplett aus der Hand zu geben ist allerdings nicht für jedes Unternehmen immer die ideale Lösung. Wer beispielsweise auf eine lokale Mail-Filterung nicht verzichten möchte, jedoch über keine allzu üppige Bandbreite bei seiner Internetanbindung zur Verfügung hat, für den ist in vielen Fällen eine hybride Lösung die bessere Alternative. Dabei filtert ein Cloud Service, wie zum Beispiel GFI MAX MailEdge, die offensichtlichen Spams oder mit Viren befallenen Mails aus, bevor der Rest an den lokalen e-Mail-Filter des Kunden weitergeleitet wird. Da in der Regel mehr als 60 Prozent der eingehenden Spams so bereits vor der Zustellung zum Kunden ausgefiltert werden, wird somit wird die kundeneigene Infrastruktur deutlich entlastet.

Wie bei der vollständigen Cloud Lösung stellt auch die Mail Warteschlange in der Cloud bei einer hybriden-Lösung für den Kunden sicher, dass dieser bei einem Ausfall seiner eigenen lokalen Infrastruktur weiterhin Zugriff auf seine Mails hat und bei der Wiederherstellung alle Mails aus der Warteschlange in einem Rutsch auf den lokalen Mail-Server übertragen werden.

Hosted Services: in vielen Fällen günstiger und besser

Kalkulierbare Kosten, flexible Skalierung und qualifizierter Service sind klare und schlagende Outsourcing-Argumente.

In vielen Fällen kann durch externe Dienstleister aber auch ein höherer Service-Level erreicht werden, als dies mit eigenen Angestellten allein aus Sicht der verfügbaren Ressourcen möglich wäre. Für einen externen Support-Dienstleister ist die Problemlösung nun mal das Kerngeschäft. Er kann auch Erfahrungen einbringen, die er bei anderen Kunden gesammelt hat. Für ein Outsourcing bei der E-Mail-Filterung spricht, dass der Kunde sich keine eigene Infrastruktur ins Haus stellen und betreiben muss und dabei noch ggf. wertvolle Ressourcen wie Bandbreite aber auch Personal einspart und für andere Dinge zur Verfügung hat.

Outsourcing ist in vielen Fällen eine echte Alternative, und gerade die Kombination zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen bringt für Kunden und Reseller gleichermaßen Vorteile. Deshalb denken nicht nur Kleinbetriebe darüber nach, die sich keine eigene IT-Abteilung leisten wollen, sondern auch größere Betriebe, die sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten.
Outsourcing ist in gerade im Cloud-Computing-Zeitalter.

Dirk Wolbeck, Channel Sales Manager D, CH bei GFI Software

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