GermanBoardRoom: Die Effizienz der Aufsichtsratsarbeit überprüfen

(openBroadcast) - Wie der Aufsichtsrat seine eigene Arbeit beurteilen und darüber verbessern kann


Düsseldorf, 10. März 2010 - Im heutigen ThinkTank-Meeting der GermanBoardRoom GmbH ("GBR") stand das Thema "Effizienz der Aufsichtsratsarbeit" im Mittelpunkt der Diskussion. Der ThinkTank besteht aus den Mitgliedern des Board Advisory Councils von GermanBoardRoom und tagt gemeinsam mit GBR.Members und Gästen. GermanBoardRoom ist ein unabhängiger Dienstleister für Mandatsträger in Aufsichtsgremien deutscher Unternehmen und Organisationen. Die Mission von GBR ist es, Aufsichtsräte zu unterstützen und ihre Arbeit im In- und Ausland sicherer zu machen.

Der Deutsche Corporate Governance Kodex verlangt in Ziffer 5.6, der Aufsichtsrat "soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen". Börsennotierte Unternehmen führen im Rahmen der Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex auf, wie sie diese Empfehlung einhalten. Insbesondere muss angegeben werden, wenn eine solche Prüfung nicht durchgeführt wurde.


Ziel der Effizienzprüfung

Der Sinn dieser Überprüfung der eigenen Effizienz ist die systematische Beurteilung der Erfolgswirkung der Tätigkeit des Aufsichtsrates. So soll die Motivation der Aufsichtsratsmitglieder gesteigert werden. Es handelt sich hier um eine Selbst-Prüfung, denn der Aufsichtsrat beschließt mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen die Durchführung und ist auch zuständig für die Festlegung der Prüfungsinhalte, des Prüfungsverfahrens und der Ergebnisverwendung.

Peter H. Dehnen, geschäftsführender Gesellschafter der GermanBoardRoom GmbH, wies darauf hin, dass "der Aufsichtsrat zur Vorbereitung und Koordinierung des Evaluationsverfahrens - nicht aber zur Durchführung selbst - Berater hinzuziehen kann". Dehnen weiter: "So kann der in Befragungen meist nicht ausgebildete Aufsichtsrat Tätigkeiten delegieren und mit Hilfe von erfahrenen Externen auch die Effizienz der Prüfung steigern."

"Wichtig ist auf jeden Fall, dass nicht nur formal-organisatorische, strukturelle Aspekte (z.B. Zusammensetzung Aufsichtsrat, Tagungshäufigkeit) überprüft werden, sondern insbesondere auch die Themen offene Kommunikation, Umgang mit abweichenden Meinungen, Rollenverständnis, Teamwork und Interaktion bewertet werden", fasste Peter H. Dehnen die Diskussionsergebnisse zusammen.

Durchführungsmöglichkeiten

Bei der Durchführung der Effizienzprüfung hat der Aufsichtsrat Ermessensspielraum und kann die für die Zielerreichung aus seiner Sicht beste Methode einsetzen.

Folgende grundsätzliche Möglichkeiten bestehen:

1. Standardisierte Fragebögen - Anonym ausfüllen und danach auswerten: Eigenbeurteilung.
2. Individualisierte Fragebögen - Selbsteinschätzung der AR-Mitglieder untereinander.
3. Begleitung durch einen Berater - Objektivierte Selbsteinschätzungen

Inhalte der Effizienzprüfung

Welche Methode auch eingesetzt wird, Sinn und Zweck der Effizienzprüfung ist die kritische Selbstbewertung der Funktion und Aufgaben des Aufsichtsrats. Ebenso wichtig ist die Prüfung, inwieweit das eigene Regelwerk (Geschäftsordnung und Satzung des Aufsichtsrats) eingehalten wurde.

Mindestinhalte:

- Organisation des Aufsichtsrats, der Ausschüsse und der Sitzungsverlauf
- Langzeitüberprüfung von Entscheidungen des Aufsichtsrats
- Informationsfluss zwischen Vorstand und Aufsichtsrat bzw. zwischen Aufsichtsratsvorsitzenden/Ausschüssen und Plenum
- Personelle Voraussetzungen und Auswahlprozesse
- Kontroll- und Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats, z.B. ob ein Risikomanagementsystem eingeführt wurde und aktiv gelebt wird

Unternehmensspezifische Inhalte, z.B.:

- Strategische Ziele des Unternehmens: Diskussion, Konzepte, Umsetzungsplanung und Verfolgung
- Vorbereitung auf Unternehmenskrisen

"Wer seine eigene Funktion in einem Aufsichtsgremium verantwortungsvoll wahrnehmen will, für den ist die Effizienzprüfung ein guter Maßstab für den Erfolgsgrad der eigenen Arbeit. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit erfahrenen und spezialisierten Beratern kann die Effizienzprüfung wesentlich mehr sein als eine ungeliebte Befragungsroutine", so Peter H. Dehnen. "Die unternehmensspezifische Fragestellung und die kompetente Auswertung, so wie sie GermanBordRoom anbietet, ermittelt konkrete Ansätze für eine Verbesserung der Aufsichtsratsarbeit."
GermanBoardRoom ("GBR") ist der Dienstleister, der Mitglieder von Aufsichtsgremien berät und bei ihrer verantwortungsvollen Aufgabe rundum unterstützt. Das Leitbild des GermanBoardRoom ist der "Berufsaufsichtsrat", also alle professionellen Aufsichtsräte, Beiräte und Verwaltungsräte. Zu den angebotenen Services zählen u.a. Seminare, Workshops und Einzelberatungen, die Aufsichtsräten konkret weiterhelfen und die Basis bilden, gemeinsam mit den Aufsichtsräten Lösungen für die weitere effiziente Entwicklung ihres Unternehmens zu entwickeln. Dabei setzt GBR auf einen 360°-Ansatz und den persönlichen Kontakt und das vertrauensvolle Gespräch. Regelmäßige ThinkTank-Meetings der GBR.Advisors des Board Advisory Councils gemeinsam mit GBR.Members und Gästen runden das Beratungs- und Dialogangebot von GermanBoardRoom ab.

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